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N°160 - Alexandrie, l’intelligence collaborative au service de l’information


Cynthia Glock


Développée par la société GB Concept, la plateforme d’intelligence collaborative Alexandrie facilite le quotidien des professionnels de l’information et de la documentation depuis plus de vingt ans, dans plus de 1800 organisations et 40 pays. Des fonctions documentaires et bibliothéconomiques à la gestion des espaces de stockage, des ressources multimédia et de la veille, Alexandrie doit sa longévité et son succès au fait qu’elle s’adapte à tous types de projets et d’organisations.



Success Stories : DCNS, Végénov, Ville et Grand Poitiers, ...

Dominique Batteux
Dominique Batteux
Pour le groupe DCNS, leader français du naval de défense à travers le monde, la mise en place d’une plateforme collaborative a d’abord répondu au besoin du groupe, il y a une dizaine d’années, de mutualiser ses référentiels techniques propres avec des données externes. Avec 13000 collaborateurs répartis sur une douzaine de sites à travers le monde, DCNS nécessitait une réponse adaptée pour relever le défi de la bonne gestion des dizaines de milliers de normes, règlements, brevets, etc… Devenue le point d’accès unique d’une immense base de données, Alexandrie accroît et facilite son accès aux collaborateurs. Pouvant aussi contribuer à enrichir le contenu de cette base, ils sont à la fois consommateurs et acteurs de l’information.
 
Dans le cadre de la stratégie d’innovation de Végénov, centre de ressources technologiques spécialisé dans le végétal, Alexandrie a été implémentée pour centraliser les connaissances au sein d’une base commune. La plateforme collaborative permet aux experts, d’une part de rester informés des documents présents dans le fond, et d’autre part d’accéder facilement à des sources scientifiques externes pour alimenter ou compléter leur base. En structurant ainsi sa capacité de veille et de diffusion ciblée de l’information, Végénov permet à ses membres de gagner du temps et donc, de se concentrer davantage sur leurs activités à valeur ajoutée.
 
Le secteur public a aussi fait appel à la solution Alexandrie. En 2013, Ville et Grand Poitiers l’ont choisie en centrant leur projet sur l’aspect humain. Les collaborateurs de tous les secteurs ont été sollicités par la direction pour réfléchir à la structuration de la plateforme selon des réseaux thématiques basés sur les compétences. Aujourd’hui la plateforme fonctionne et vit selon ce mode en réseau, transverse, régulièrement enrichie par les résultats de la veille automatique comme par les ajouts directs des utilisateurs.
 
Alexandrie est plébiscitée par de nombreux secteurs, car ses solutions, basées sur la mobilisation et l’autonomie des acteurs, fonctionnent en s’adaptant sans cesse aux évolutions technologiques. « Nous sommes passés d’une époque de rareté de l’information, à une époque de profusion », explique Dominique Batteux, directeur associé de GB Concept. Plus il y a d’information disponible, plus il nous faut rationaliser, simplifier et uniformiser les accès à cette information ». La société se concentre actuellement sur trois grands axes de développement que sont la collecte, la transformation et la diffusion de l’information.

« Il y a trop de données pour tout lire. En tirer des analyses concises et datées est un véritable défi, d’autant que les sources d’information changent et se modifient sans cesse, explique Dominique Batteux.

Pour collecter l’information, l’entreprise met actuellement au point un dispositif permettant de veiller, en une seule action de recherche, l’ensemble des types de sources dont le client a besoin, qu’il s’agisse de veille brevet, veille normative, règlementaire, recherche, juridique, concurrentielle.

Pour ensuite transformer cette matière informationnelle brute, GB Concept développe un moteur qui formalise l’information, au départ segmentée, en une source unique exploitable directement par l’utilisateur. Alexandrie génère ainsi des produits documentaires aboutis - dossiers, alertes ou newsletters.

Enfin, en matière de diffusion, GB Concept met de plus en plus l’accent sur l’aspect visuel, pour proposer, sur tous médias (ordinateurs, tablettes et smartphones), une interface dont le graphisme soit attractif pour l’utilisateur et personnalisé. 

Propos recueillis par Cynthia Glock
Le fond aussi fait l’objet de développements, en particulier sur la génération et l’interprétation des méta-contenus. Il s’agit littéralement de ‘’faire de l’information sur l’information’’. « Il y a trop de données pour tout lire. En tirer des analyses concises et datées est un véritable défi, d’autant que les sources d’information changent et se modifient sans cesse, explique Dominique Batteux. 

A l’heure où les informations sont accessibles à tous, en profusion, c’est la capacité à identifier la bonne source, la transformer en un produit accessible, et la transmettre aux bonnes personnes, le plus rapidement possible, qui fait la différence.
 C’est ce qui conditionne la compétitivité des entreprises ».

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