Les développeurs ont élaboré une forme d’organisation hyper normée pour adresser et gérer le flux continu de demandes.Scrum, méthode agile, sprint, itérations sont devenus les mots symboliques de cette organisation très productive. Avec succès.

Alors pourquoi ne pas appliquer ce qui réussit au développeur aux autres métiers d’une entreprise ?
Chez Toucan Toco nous avons franchi le pas en appliquant ces méthodes à nos équipes design, marketing et sales. Voici le fonctionnement de notre équipe de développement : 
 
Agile VS traditionnelle
Les développeurs de Toucan Toco fonctionnent en méthode agile. La méthode agile est un processus itératif et adaptatif où les équipes travaillent dans une série de cycles courts, incorporant le retour d’information rapide pour livrer des solutions adaptées aux besoins des clients.
Cette méthode est en opposition avec l’approche "traditionnelle", qui nécessite un cahier des charges détaillé et validé du besoin du client en entrée de réalisation. Celle-ci laisse peu de place au changement. La seule interaction avec le client durant le projet est lors de la phase de recettage, lorsque le projet est terminé. Cet effet tunnel peut être très néfaste et conflictuel. Les constats: un déphasage entre le besoin initial et l'application réalisée. C’est en dialoguant avec les devs que les autres métiers de Toucan Toco ont basculé naturellement vers une méthode de management tech.

La méthode KANBAN pour les nuls
Chaque lundi l’équipe se réunit pendant 2 heures afin de faire la rétrospective de la semaine précédente. Le but: comprendre les points bloquants et les réussites de chacun. Ensuite l’équipe prépare la semaine et définit les priorités. Elle prévoie les tâches à réaliser pour la semaine, appelé le “sprint” et les transforme en tickets.
Afin de visualiser et communiquer sur l’avancement des projets, l’équipe utilise la méthode Kanban : nous découpons un projet en plusieurs tickets dont on évalue la difficulté et le temps de travail. Par la suite l’équipe adapte la quantité de travail en cours à la capacité de réalisation de l'équipe.
La planification est flexible et les développeurs choisissent le nombre de tâches à gérer dans la semaine. Les missions sont claires, l’équipe est donc plus concentrée et la production devient plus rapide. Le cycle de développement est complètement transparent.
L’outil que nous utilisons pour visualiser l’avancement des tâches s’appelle Trello.
Pour garder en transparence sur l’avancement des projets de chacun, l’équipe déplace ses cartes de colonne en colonne, de ‘En cours’ à “terminé”.

Stand-up meeting
Le stand-up meeting est une petite version journalière de la cérémonie, de 10 minutes en début de journée. Le but est que chaque personne de l’équipe réponde à trois questions:

L’objectif est de maintenir une transparence sur l’avancée de chacun et de résoudre les problèmes rapidement afin d’éviter l’enlisement.
Le point quotidien se fait debout : l’inconfort de cette position permet de rester bref et synthétique. Dans cette même logique, seul le porteur d’un “bâton de parole” peut parler. Cela peut être n’importe quel objet farfelu à portée de main, il permet de ne pas être interrompu et de finir rapidement son état des lieux, chez Toucan Toco c’est une baguette magique.Fun fact : dans certaines équipes, tous les membres portent même un dictionnaire durant le standup, pour augmenter l’inconfort. Ce n’est pas le cas chez Toucan Toco, une de nos valeurs nous l’interdit : Be Well & Take Care

L’équipe des développeurs est souvent interrompue. Elle est détentrice d’un savoir unique et de l’avancée du produit. Cela suscite des demandes constantes, de la résolution d’un bug à une petite modification sur un support marketing. L’équipe est souvent arrêtée dans ses réflexions et perd en productivité. Nous avons voulu canaliser ces interruptions quotidiennes et avons créé un poste de garde-fou qui protège l’équipe des développeurs. Ce rôle est incarné par un dev différent chaque semaine. Ses missions sont de répondre aux questions des chefs de projets, de développer des automatisations pour les sales et le marketing et de passer en revue le code des autres développeurs. Le garde-fou gère toutes les urgences et offre une tranquillité d’esprit aux autres développeurs. C’est le seul développeur que l’on peut interrompre dans son travail. Cette personne se repère à sa corne multicolore.

• Les adaptations nécessaires

Marketing, forces commerciales et Design se sont appropriées les méthodes de l’équipe de développement produit, avec quelques adaptations. On vous éclaire ici sur leur nature.

• Organisation à la semaine: les sprints  du jeudi à mercredi

• Méthode Kanban avec Trello

• Découper les tâches en tickets

• Éviter les interruptions

• Accorder du temps à l’imprévu : la fastline

Nous avons obtenu une tranquillité d’esprit dans notre organisation, nous savons ce que nous pouvons produire et en combien de temps. Cette information nous permet de nous focaliser sur ce qui est important et ce qui apporte de la valeur ajoutée.
Nous avons réalisé une étude de performance sur un mois, en voici les statistiques.

• Marketing: 20 tickets semaine 1, 34 tickets semaine 4.

La performance du marketing a presque doublé. L’élimination des interruptions a permis de nous concentrer sur une liste de tâches pré établies. Connaitre les priorités à l’avance en se laissant une marge pour traiter des sujets imprévus offre une tranquillité d’esprit, il n’y a plus de doute ni de friction, plus de multitasking.

• Side Effect : tout le monde est organisé de la même manière

L’homogénéisation des meilleures pratiques permet à l’ensemble des individus d’interagir facilement. Nous avons la même logique et pouvons travailler ensemble aisément sur des projets en commun.
 
Ecrit à partir de la carte Trello “ETQMarketeur je souhaite lire un article sur les méthodes agiles appliquées aux équipes Marketing, commerciales et design” du board “Marketing”, classée dans la colonne “ongoing” par Kilian Bazin
 

 

Q : Après deux ans d'aventure, votre motivation est-elle toujours intacte ?
R. Plus que jamais. Ces 2 dernières années nous ont permis de valider notre business model et le besoin d’outil en data visualisation et data storytelling.

Notre projet est beau : Nous souhaitons permettre à n’importe qui dans le monde de l’entreprise de comprendre des données complexes sur son activité. Cette ambition passe par l’amélioration continue du produit : utilisation facile, mobilité, autonomie. Nous accompagnons les décisionnaires dans leurs prises de décisions en leur offrant une vision sur leur entreprise. Nos motivations ne font qu’accroître aux vues du succès de la solution. Nous avons plus de 50 clients grands comptes et 30 employés, tout cela sans lever de fonds.

Q : Comment gère-t-on autant de talents ?
R. Le premier élément est de réunir une équipe autour de valeurs communes. Pour cela nous avons défini tôt ce qui nous réuni : un ensemble de 5 valeurs qui nous caractérisent et nous distinguent des autres.

Nous responsabilisons chaque personne dans l’entreprise. Nous nous inspirons de l’autonomie alignée de Spotify. Nous sommes férus de Pédagogie et de documentation pour soutenir et développer les compétences des individus. Lorsque vous vous sentez grandir et apprendre dans une entreprise c’est l’épanouissement. Il y a de l’espace à prendre chez TcTc : viens aujourd’hui et ton boulot aura changé 4 fois d’ici un an.

Focus sur l’humain, on prend soin des autres. Nous sommes bienveillants, un employé heureux qui s’épanouit dans son travail c’est puissant à voir. Nous souhaitons avoir une diversité : parcours différents, personnalités uniques, équilibre homme-femme.

Q. Avez-vous concouru à un Prix ?
R. Nous avons obtenu le Grand Prix du service aux entreprises de la conférence automobile connectée suite à notre travail avec Peugeot-Citroen et Renault. Nous avons été sélectionné par PM’UP. Ils nous accompagnent dans notre démarche international. Lauréat des data intelligence awards en 2015.

Q. Quelle est votre priorité en ce moment ?
R. Notre priorité est de gerer notre croissance et le recrutement. Nous ne nous sommes, pour le moment pas inscrit à de concours.

Q. Pouvez-vous définir ou parler du data storytelling ?
R. Raconter une histoire permet de contextualiser une idée et de la rendre plus mémorisable. Les athlètes de championnats de mémoire utilisent tous des méthodes mnémotechniques  afin de retenir rapidement des informations. C’est en créant des histoires uniques et en liant chaque information entre elles qu’ils se rappellent de combinaisons de chiffres et d’images complexes.  
Par ailleurs, les meilleures présentations sont visuelles, c’est en évoquant des images qu’une idée est la plus facilement comprise. Le défi est alors de rendre les données attrayantes et mémorisables. Les nouvelles technologies en Data Visualisation permettent de générer des graphiques et des tableaux de bords interactifs aux designs captivants. La Dataviz permet de naviguer facilement d’une information à une autre, tout en traitant des bases de données extrêmement importantes. 

Lors d’une présentation, le but n’est pas simplement de dire ses résultats, mais d’offrir une vue d’ensemble de son activité. Il faut plonger en granularité et comprendre les raisons d’une fluctuation précise. Afin de permettre à une audience de comprendre les données, un effort pédagogique doit être réalisé afin de les contextualiser. Chaque KPI raconte une histoire sur l’activité de l’entreprise. Que ce soit en RH sur l’évolution des effectifs ou en finance dans la compréhension du bilan, toute donnée est porteuse de message. Confucius disait: une image vaut mille mots. Chaque graphique doit avoir un message clair et précis afin de faciliter la compréhension d’informations complexes.
  
Q. Pouvez-vous définir spotify ?
R. Le management de Spotify est une source d’inspiration pour nous. C’est aussi une des rares entreprises à avoir réussi à monétiser l’accès à de la musique en streaming. Nous avons tous un compte spotify chez Toucan Toco d’ailleurs.
 
Q. Vous vous déplacez beaucoup en vélo, vous en faites une valeur, pensez vous pouvoir créer un mouvement ?
R. Nous n’avons pas la prétention de le faire. Nous en faisons partie. Anne Hidalgo a commencé un gros travail sur les pistes cyclables de Paris. Nous déplacer en vélo s’est imposé comme la solution la plus efficace pour rester en forme, nous déplacer rapidement aux rendez vous clients tout en respectant la planète.
 
Q. Vous ciblez les grands groupes ou les ETI les PME sont-elles votre cible ou sont-elles insensibles ou trop dans le guidon ?
R. L’intérêt de notre outil est de pouvoir visualiser un grand nombre de données. Nos clients doivent gérer diverses sources de données et de milliers de tera. Cet ordre de grandeur ne sont tous simplement pas traitable par un humain avec excel. Nous permettons aux entreprises de visualiser les tendances de leur activité et des marchés. C’est puissant pour une entreprise qui traite des données complexes. Notre produit est adapté aux entreprises qui ont besoin de visualiser de large jeux de données et ce sont majoritairement les grands groupes qui se retrouvent face à ces problématiques.
 
Q. Aujourd'hui Paris, demain Londres et Berlin.
R. Nous avons créé une organisation très pragmatique, très optimiste et en même temps très prudente. Quand on parle à l’extérieur les gens sont surpris de la maturité de l’organisation. Pour cette raison notre développement à l’international aura lieu en 2017. Nous préparons notre croissance internationale avec précaution. Notre défi, ne pas subir de crise de croissance. Nous restons concentré sur nos objectifs premiers, créer un produit révolutionnaire et développer des relations avec des partenaires consultants et intégrateurs.
 
Q. : Comment les équipes de marketing ont accepté ce changement de culture ?
R. Je ne pense pas qu’on puisse parler de changement de culture. C’est un changement organisationnel. Cependant la demande venait du marketing et de la vente qui avaient déjà commencé à s’inspirer des développeurs en faisant des stand-up meeting chaque matin.

Lors de nos recrutements nous cherchons des personnes curieuses et ambientieuses. Ici chacun cherche à s’améliorer constamment. Si une meilleure méthode de travail est proposée tout le monde se l’accapare. Il n’y a pas de pression des fondateurs mais une réelle demande de l’équipe. Nous sommes une boîte technologique, chacun est impliqué dans cette culture et s’identifie à ses valeurs. Nous n’avons aucune résistance au changement, nous le sollicitons.
  
Q. Le côté hyper-normé n'a-t-il pas fait peur ?
R. La culture Toucan Toco c’est de la discipline et de la méthode comme socle afin de permettre à tout le monde d’intégrer rapidement les changements. Ce carcan permet à chacun d’être productif et rapide, nous parlons le même langage. Il n’y a pas les développeurs d’un coté et les non-développeurs de l'autre.
 
Q. Quelle place est laissée pour la créativité ?
R. La méthode n’est pas opposée à la créativité. Les plus grands créatifs sont très discipliné. Quand vous avez des habitudes vous n’avez pas à réfléchir à comment s’organiser. La méthode est un pilier dans notre processus créatif. Elle permet de libérer l’esprit des problèmes organisationnel, 100% de notre temps est alloué à accomplir nos tâches. La créativité est inhérente à notre travail. Nous devons sans cesse trouver des nouveaux sujets et moyen de communiquer.

Dernière actu : 
 03.10.2016 Toucan Toco lauréat de la 11ème promotion de Pm'up du ConseilRégional d’Ile-de-France