L'IA en réunion : un allié stratégique pour les entreprises, ou un risque latent de défaillance ? © Pr Jean-Marie Carrara

L'adoption des outils d'intelligence artificielle pour assister aux réunions marque une évolution significative dans le paysage professionnel.

Selon une enquête récente, un salarié sur cinq recourt déjà à ces technologies pour générer des comptes rendus automatiques, permettant ainsi de déléguer leur présence physique.

Des outils disponibles à partir de 10 dollars par utilisateur et par mois pour les versions pro, comme Fireflies.ai, Otter.ai ou Gong.io, qui transcrivent et analysent les échanges en temps réel, se multiplient. Leur objectif : permettre aux dirigeants et à leurs équipes de se focaliser sur des missions à haute valeur ajoutée : la capture de données, leur synthèse et leur analyse.
 

Une étude de SAP SuccessFactors révèle que 58 % des salariés gagnent environ 52 minutes par jour grâce à ces outils, soit près de 250 heures annuelles par employé, réallouées à des tâches stratégiques.

Les utilisateurs fréquents affichent 28 % de chances supplémentaires d'obtenir une promotion et perçoivent un salaire moyen supérieur de 27 %, selon Software Finder, car ils se concentrent sur l'innovation plutôt que sur la routine.
 

Les outils IA ne sont pas exempts de faiblesses intrinsèques qui menacent la fiabilité des processus décisionnels.

Près de 48 % des employés rapportent des inexactitudes dans les transcriptions, avec une perte de nuances essentielles comme le ton ou le langage corporel, que l'IA peine à capturer.

Les phénomènes d'hallucinations – réponses erronées mais plausibles – et les biais algorithmiques, amplifiés par des données d'entraînement imparfaites, peuvent induire en erreur les utilisateurs.

De surcroît, les menaces cybernétiques s'intensifient : des acteurs malveillants exploitent l'IA pour des attaques de phishing ou des fuites de données, comme le soulignent les experts d'IBM.

Si les enregistrements ne sont pas chiffrés de bout en bout, les risques de sécurité augmentent et l’évaluation de la robustesse technique devient essentiel pour limiter les défaillances qui pourraient compromettre les choix stratégiques décidés.
 

Au-delà des outils, les risques humains émergent comme un frein majeur à l'adoption de l'IA.

Une dépendance excessive peut entraîner une atrophie des compétences essentielles, telles que l'écoute active ou la synthèse en temps réel, érodant la vigilance et le jugement critique des employés.

Les jeunes générations, notamment la Gen Z, expriment une crainte accrue de remplacement : 52 % d'entre eux redoutent un avenir professionnel dominé par des experts en IA.

De plus, l'absence physique en réunion peut être interprétée comme un manque d'engagement, altérant les relations interpersonnelles et la confiance au sein des équipes.

La déshumanisation de la communication, soulignée par des analyses sur les limites linguistiques et culturelles de l'IA, risque de créer des malentendus dans des contextes multiculturels.

Pour les dirigeants, ignorer ces aspects pourrait mener à une perte de motivation collective, amplifiant les risques de turnover dans un marché du travail déjà tendu.
 

Les préoccupations liées à la confidentialité constituent un pilier central des risques associés à l'IA.

46 % des salariés s'inquiètent de fuites de données sensibles, particulièrement avec des outils publics comme ChatGPT ou des assistants de réunion non encadrés.

L'utilisation clandestine de l'IA en entreprise, sans politiques claires, expose à des violations du RGPD et à des pertes financières, comme le met en garde la Direction Générale de la Sécurité Intérieure.

Des cas concrets, tels que des employés partageant des enregistrements de réunions pour optimisation via des IA génératives, illustrent ces vulnérabilités.

Pour des solutions comme Gong.io, orientées ventes et plus onéreuses, l'intégration CRM offre une sécurité accrue, mais nécessite une formation rigoureuse pour éviter les usages imprudents.

Les chefs d'entreprise se doivent d'instaurer des protocoles d'anonymisation et de chiffrement pour mitiger ces menaces, préservant ainsi la réputation et la conformité légale de leur organisation.
 

Pour guider les dirigeants dans cette transition, nous proposons une grille d'évaluation structurée, inspirée de modèles reconnus comme celui de l'Institut intelligence et données de l'Université Laval ou du cadre du MIT Sloan.

Cette grille évalue l'adoption de l'IA sur cinq axes principaux : impact métier, faisabilité technique, risques humains, conformité sécuritaire et retour sur investissement.

Pour chaque axe, attribuez une note de 1 à 5, en pondérant selon les priorités stratégiques.

• Impact métier : Mesurez le gain potentiel (ROI, réduction de coûts, innovation) avec une question clé :  L’outil contribue-t-il à un objectif stratégique ?
   
• Faisabilité technique : Évaluez la fiabilité (précision, intégration) et les coûts (ex. : 10-30 dollars/mois pour Otter ou Fireflies).
   
• Risques humains : Analysez l'impact sur les compétences et la motivation (formation requise, risque d'atrophie).
   
• Conformité sécuritaire : Vérifiez la confidentialité (RGPD, chiffrement) et les biais algorithmiques.
   
• Retour sur investissement : Calculez les économies de temps vs. les coûts cachés (formation, maintenance).

Des exemples concrets illustrent ces enjeux.

Chez Samsung, l'usage non encadré de ChatGPT a mené à des fuites de code source, soulignant les périls de la confidentialité.

 À l'inverse, des entreprises comme celles utilisant Modjo ou tl;dv, avec des fonctionnalités d'analyse avancées, ont vu leur productivité s'accroître sans incidents majeurs, grâce à des politiques strictes.

Pour les PME, adopter une solution comme Fathom, gratuite pour les individus mais évolutif, peut minimiser les risques initiaux.

Ces cas démontrent que l'équilibre entre innovation et prudence est clé pour éviter des défaillances coûteuses.
 

L'IA en réunion offre un potentiel transformateur pour les entreprises, mais son déploiement requiert une vigilance accrue face aux risques de défaillance technique et humaine.

En s'appuyant sur une grille d'évaluation rigoureuse, les chefs d'entreprise peuvent transformer ces outils en atouts stratégiques, tout en préservant la richesse de leur capital humain et de ses interactions.

Ainsi, l'avenir appartient aux entreprises qui intègrent l'IA avec un grand discernement afin d’éviter les pièges d'une adoption trop hâtive d’outils sur étagère.